Şirketlerin en değerli kaynaklarından bir tanesi zaman. Bugün birçok çalışan ile konuştuğunuzda da zamanın yeterli olmadığını, zamanın yetmediğini duyarsınız. Evet, zaman değerlidir fakat biz gün içinde zamanımızı doğru kullanıyor muyuz?
İş yaşamında zamanın en bol harcandığı alanlardan bir tanesi ise günlük iş hayatımızın bir rutini haline gelen toplantılardır. Ortalama bir çalışanın günlük en azından 2-3 toplantıya dâhil olabildiğini düşündüğünüzde reçetenin detayı bir anda aklınızda şekillenmiş olabilir.
Bugün bir toplantı daveti iletilmek istenildiğinde doğru planlama veya içerik akış kontrolüne fazla dikkat edilmiyor. Zaman dilimi olarak ise genellikle 30 veya 60 dakika gibi alışılmış zaman dilimlerini seçme eğilimine gidiliyor. Bu durumun en büyük riski ise toplantı sürelerinin kapatılmış saatler olmasından dolayı hem diğer iş yapma akışını etkilemesi hem de odaklanmayı bölmeye oldukça meyilli bir durum olması.
Bir toplantı planı iletmeden önce hazırlık aşamasındaki bazı soruları cevaplandırmak, toplantı saatinin doğru bir şekilde planlanabilmesini ve veriminin yüksek olmasını sağlayabilir. Buradaki en kritik noktalardan bir tanesi toplantı amacının saptanmasıdır. Bu amaç ekseninde katılımcı olacak herkesin katılmasına gerek var mıdır gibi detaylar da hemen akabinde gelen bütünleşik diğer sorular olarak düşünülebilir. Toplantı organizasyonlarındaki katılımcıların çoğu genellikle dolaylı birimler veya kişiler olabilmektedir. Bu tarz doğrudan olmayan kanallara toplantı sonrası bir toplantı notu hazırlanarak bilgi verilmesi daha sağlıklı bir süreci de ortaya çıkarabilir. Kalabalık toplantı yapmak her ne kadar iyi gibi görülse de aslında toplantının veriminin düşmesine etki eden bir etmen olabilmektedir.
Unutmayın ki 30 dakikadan sonra toplantılarda dikkatler dağılmaya başlayacaktır. Toplantı süresinin uzaması durumu direkt olarak dikkat düzeylerini de negatif yönde etkiler. Bir toplantının ilk 15 dakikasında katılım %90 düzeylerindeyken 30’uncu dakikadan sonra bu oradan hızlı bir şekilde aşağıya doğru (%70-%60 altına) düşebilmektedir.
Doğru bir toplantı icra edebilmenin altındaki kritik bir diğer nokta ise kararların hızlı ve verimli bir şekilde alınmasını sağlayacak ortamın oluşturulmasıdır. Bu durum hem katılımcılara katma değeri yüksek bir içerik sunulmasını hem de katılımcılara fazlaca katkı sağlama potansiyelini ortaya çıkarabilmektedir.
Bugünkü şartları düşündüğümüzde ise ideal bir toplantı süresinin ortalama 20-25 dakika civarlarında yeterli olabileceği düşünülebilir. Şüphesiz ki toplantının konsept ve içeriğine göre bu süre farklılaşabilir fakat genel kapsamlı yaklaşıldığında 20 dakikalık bir süre karar alınabilecek toplantılar için ideal olabilmektedir. Bir diğer verimli toplantı şekli ise ayakta ve 10 dakika süren, tamamen sonuç odaklı bir konuşmanın olduğu ve kapsam dışına çıkılmadığı ayaküstü toplantılar olabilmektedir. Bugün global evrende birçok marka bu tarz ayak üstü toplantıları uygulama pratiğini de geliştirmekte.
Günümüzde bir toplantı planlanırken çoğu insan toplantının ne kadar süreceğini genellikle öngörmeden direk olarak ezberlenmiş dilimlerde toplantıları organize etmekte. Toplantı mecralarını da açtığınızda sistemin direkt size önerisi bir saat olduğu için otomatikman bu seçenek seçilmektedir. Bu şekilde şirketlerin ne kadar ciddi zaman dilimlerini harcadıklarını bir hayal edin. Her hafta şirketinizde yapılan toplantıları düşünün ve toplantılardan birkaç saat tasarruf edilebildiğinde ne kadarlık bir zaman boşluğunun ortaya çıkabileceğini bir düşünün. Evet, yüzlerce hatta binlerce saatten bahsediyoruz.
Küçük bir iyileştirme ve bakış açsısı farkındalığı ile şirketler önemli anlamda zaman tasarrufu sağlayabilir, verimliliklerini geliştirebilir. Bu durum direkt olarak da çalışma motivasyonuna etki edebilir.
Unutmayalım ki zaman en büyük kaynaktır!
Bir cevap yazın